BAB 10 LAPORAN AKHIR

1.   Pengertian

Sebagian sub bagian dari Bagian Akunting, bagian pengendalian biaya Bersama-sama sub bagian lain menyiapkan laporan sesuai dengan tugas dan fungsinya setiap bulan. Khususnya di bagian pengendalian biaya, laporan bulanan baru bisa mulai dibuat sehari setelah selesai dilakukan inventori barang-baranng persediaan di Gudang dan semua area (outlets) yang menyimpan makanan dan minuman.

Hari pertama inventori dilakukan di bagian gudang, disusul kemuadian keseluruh area dapur, restoran, bar, dan kamar-kamar. Oleh bagian pengendalian biaya, sisa barang persediaan barang tersebut dihitung nilainya. Untuk kemudia nilai inventori akhir ini dipakai sebagai dasar untuk menghitung beberapa nilai bahan-bahan makanan dan minuman yang terpakai atau dijual di restoran dan bar hotel, dalam sebulan penuh. Dengan diketahui nilai bahan makanan dan minuman yang terjual dalam sebulan dan diketahui pula hasil penjualannya, maka akan segera dapat dihitung foof cost dan beverage cost percentage bulan yang bersangkutan.

2.   Menyiapkan/Membuat Laporan Akhir

Secara garis besar ada tiga macam rekonsiliasi (Cost Reconciliation) harga pokok yang harus dibuatkan oleh bagian pengendalian biaya sebagai laporan akhir, yaitu:

2.1  Menyiapkan Food Cost Reconciliation

2.2  Menyiapkan Beverage Cost Reconciliation dan

2.3  Menyiapkan Materials and Supplies Cost Reconciliation

Pada pembahasan berikutnya akan dijelaskan mengenai bagaimana staf bagian pengendalian biaya menyiapkan/membuat laporan akhir dengan mempergunakan lembar Food Cost Reconciliation dan Beverage Cost Reconciliation, dengan cara membuat beberapa contoh soal/kasus. Selain membuat food and beverage cost reconciliation akan diberikan pula sebagai contoh bagaimana penggunaan lembar Materials & Supplies Cost Reconciliation1, dan dibawah ini.

2.1 Rekonsiliasi Harga Pokok Makanan (Food Cost Reconciliation)

Contoh soal:

Pada akhir bulan Januari 2005 yang lalu, dilakukan inventori bulanan dibagian gudang dan beberapa outlets antara lain di Main Kitchen, di Coffee Shop, di Restaurant/Dining Room, di Bounquet dan di Pool Restaurant. Diperoleh hasil inventori dari masing-masing area tersebut adalah sebagai berikut:

• Nilai investor barang persediaan di gudang sebesar                                     

Rp. 120.000.000,-

• Nilai investor Main Kitchen                                                                                    10.750.000,-
• Nilai investor di Coffee Shop                                                                                       865.000,-
• Nilai investor di Dining Room                                                                                               -
• Nilai investor di Banquet                                                                                               775.000,-
• Nilai investor di Pool Restaurant                                                                                  427.000,-

Nilai invensori barang persediaan dari masing-masing lokasi yang tersebut diatas adalah merupakan “opening inventory” untuk bulan Februari 2005 (periode berjalan).

Dan pada akhir bulan Februari 2005 ini, kembali dilakukan inventori di gudang dan di outlets (disebut dengan closing inventory) dengan hasil sebagai berikut :

·         Nilai investori di gudang                                                                         

Rp. 137.225.000,-

·         Nilai investori di Main Kitchen                                                                            8.120.000,-

·         Nilai investori di Coffee Shop                                                                              501.000,-

·         Nilai investori di Dining Room                                                                                        -

·         Nilai investori di Banquet                                                                                     421.000,-

·         Nilai investori di Pool Restaurant                                                                         360.000,-

Pembelian barang persediaan (food purchase) selama bulan Februari 2005 adalah sebesar Rp. 61.725.000,-

• Ditambah total biaya/nilai minumam keras yang dipakai untuk memasak sebesar Rp. 178.000,- (yang disebut dengan istilah beverage for cooking).
• Dikurangi biaya makan untuk karyawan (Employees Dining Room/ staff canteen) sebesar Rp. 7328.200,-
• Dikurangi dengan nilai house requisition (jumlah rekuisisi untuk rumah manejer atau tenaga kerja asing) sebesar Rp. 2.750.000,-
• Dikurangi nilai/biaya Administration and General (A&G) sebesar Rp. 835.000,- *)
• Dikurangi nilai/biaya Advertising and Sales Promotion (A&P) sebesar Rp. 750.725,- **)
• Dikurangi biaya dari jenis makanan yang dipakai atau ditransfr ke bar (food to bar) sebesar Rp.181.000,-
• Dikurangi nilai/biaya jenis buah-buahan untuk fruits baaket sebesar Rp. 105.702,-
• Dikurangi nilai/biaya makanan untuk pemain music dan penyanyi (music & entertainment) sebesar Rp. 1.725.000,-

Keterangan      :

*)         ….A&G adalah singkatan dari administration and general istilah yang dipakai oleh manajemen apabila ada salah satu manager atau ekspatriat yang menjamu tamu makanan direstoran atau bar, khususnya tamu dari Lembaga pemerintahan. Untuk tamu-tamu semacam ini, check ata bill yang dipergunakan oleh kasir adalah Officer Check, dengan diberi kode pada bill tersebut dengan tulisan A/G.

**)       ….A&P adalah singkatan dari advertising and sales promotion yaitu istilah yang dipakai oleh manajemen hotel tersebut dalam menentukan pembebanan biaya yang terjadi di restoran.

Apabila ada salah satu manajer, ekspatriat atau bahkan pemilik hotel, yang menjamu tamu makan direstoran atau bar, khususnya tamu dari Travel Agent atau Biro Perjalanan Wisata, Agen-agen Penerbangan atau Airlines, dan tamu/staf dari hotel lain, dan sebagainya.

Check atau bill yang di pergunakan oleh kasir restoran untuk tamu-tamu semacam ini adalah Officer Check, dan pada check/bill diberi kode dengan tulisan A/P.

Dari bagian Income Audit di Accounting Office diperoleh informasi jumlah penjulan aktual/bersih makanan dari tanggal 1 Februari 2005 sampai dengan tgl 28 Februari 2005, adalah sebesar Rp. 96.370.604,- (Sembilan enam puluh juta tiga ratus tujuh puluh ribu enam ratus empat rupiah).

Maka bentuk atau hasil laporan akhir berupa food cost reconciliation untk bulan Februari 2005, dapat dilihat pada contoh berikut.

OPENING INVENTORY	STORE ROOM	120,000,700
	MAIN KITCHEN	10,750,000
	COFFEE SHOP	866,000
	DINING ROON
	BANGQUET	755,000
	POOL RESTAURANT	427,000
	TOTAL		132,817,700
PURCHASE			61,725,000
TOTAL AVAILABLE			194,542,700
CLOSING INVENTORY	STORE ROOM	137,225,000
	MAIN KITCHEN	8,120,000
	COFFEE SHOP	501,000
	DINING ROOM
	BANGQUET	421,000
	POOL RESTAURANT	360,000
	TOTAL		146, 627,000
COST OF FOOD
CONSUMMED			47,915,700
	BEV. FOR COOKING	178,000
GROSS CONSUMPTION			48,093,700
	LESS/CREDIT
	EDR.	7,328,200
	HOUSE REQ.	2,750,000
	A&G	835,000
	A&P	750,725
	FOOD TO BAR	181,000
	FRUITS BASKET	105,702
	MUIS C& ENTERT.	1,725,000
	TOTAL		13,675,627
COST OF FOOD SOLD			34,418,073
TOTAL FOOD SALES			93,370,604
FOOD COST %			35.71

COST RECONCILIATION FOOD

2.2 Rekonsiliasi Harga Pokok Minuman (Beverage Cost Reconciliation)

Contoh soal :

Pada akhir Januari 2005 yang lalu dilakukan inventory akhir bulan di gudang dan dibeberapa outlet anatara lain di Melati Bar, di Lobby Bar, di Room Service, di Mini Bar dan di Pool Bar. Hasil Inventori minuman dari masing-masing area tersebut adalah sebagai berikut :

·         Nilai investori persediaan minuman di gudang sebesar                                                    Rp. 225.000.000,-

·         Nilai investori di Melati Bar                                                                                          25.010.000,-

·         Nilai investori di Lobby Bar                                                                                            5.725.000,-

·         Nilai investori di Room Service                                                                                        7.200.000,-

·         Nilai investori di Mini Bar                                                                                                8.110.000,-

·         Nilai investori di Pool Bar                                                                                                  450.000,-

Nantinya nilai inventori persediaan akhir diatas yaotu pada akhir bulan Januari 2005 tersebut adalah merupakan “opening inventory” untuk bulan Februari 2005.

Dan pada akhir bulan Februari 2005 ini kembali dilakukan inventori akhir bulan barang persediaan minuman di gudang, dengan hasil sebagai berikut:

·         Nilai investori di gudang                                                            

Rp. 235.000.700,-

·         Nilai investori di Melati Bar                                                                                          41.250.000,-

·         Nilai investori di Lobby Bar                                                                                            6.825.000,-

·         Nilai investori di Room Service                                                                                        9.275.000,-

·         Nilai investori di Mini Bar                                                                                                  421.000,-

·         Nilai investori di Pool Bar                                                                                                   750.000,-

Jumlah Pembelian barang persediaan minuman (beverage purchase) selama bulan Februari 2005 adalah sebesar Rp. 41.225.000,-

·         Ditambah nilai/biaya makanan yang dipakai di bar sebagai hiasan/garnish maupun sebagai bahan jus (bar juices) sebesar Rp. 1.575.200,-

·         Dikurangi biaya minuman untuk karyawan (beverage Officer Check nutuk manajer) sebesar Rp. 420.750,-

·         Dikurangi nilai/biaya house requisition (jumlah rekuisisi untuk asing) sebesar Rp. 450.000,-

·         Dikurangi nilai/biaya Administration and General (A&G) sebesar Rp. 1.500.000,- *)

·         Dikurangi nilai/biaya Advertising and Sales Promotion (A&P) sebesar Rp. 810.000,- **)

·         Dikurangi nilai/biaya jenis minuman yang dipakai atau ditransfer ke dapur untuk bahan memasak sebesar Rp. 178.000,- (beverage for cooking)

Keterangan      :

*)         ….A&G adalah singkatan dari administration and general istilah yang dipakai oleh manajemen apabila ada salah satu manager atau ekspatriat yang menjamu tamu makanan direstoran atau bar, khususnya tamu dari Lembaga pemerintahan. Check yang dipergunakan oleh kasir adalah officer check.

**)       ….A&P adalah singkatan dari advertising and sales promotion yaitu istilah yang dipakai oleh manajemen apabila ada salah satu manajer atau ekspatriat yang menjamu tamu makan direstoran atau bar, khususnya tamu dari Travel Agent atau Biro Perjalanan Wisata, Agen-agen Penerbangan atau Airlines, dan sebagainya. Check/bill yang dipergunakan oleh kasir adalah Officer Check.

Dari bagian Income Audit didapat informasi jumlah penjualan actual/net dari tanggal 1 sampai dengan tanggal 28 Februari 2005 sebesar Rp. 42.750.500,- (empat puluh dua juta tujuh ratus lima puluh ribu lima ratus rupiah).

Maka bentuk dari laporan akhir beverage cost reconciliation dapat dilihat seperti contoh berikut.

OPENING INVENTORY	STORE ROOM	225,000,000
	MELATI BAR	25,010,000
	LOBBY BAR	5,725,000
	ROOM SERVICE	7,200,000
	MINI BAR	8,100,000
	POOL BAR	450,000
	TOTAL		271,485,000
PURCHASE			41,225,000
TOTAL AVAILABLE			312,710,000
CLOSING INVENTORY	STORE ROOM	235,000,700
	MELATI BAR	41,250,000
	LOBBY BAR	6,825,000
	ROMM SERVICE	9,275,000
	MINI BAR	7,500,100
	POOL BAR	750,000
	TOTAL		300,600,800
COST OF BEVERAGES
CONSUMMED			12,109,200
	FOOD TO BAR	1,575,200
GROSS CONSUMPTION			13,684,400
	LESS / CREDIT
	EDR.	420,750
	HOUSE REQ.	450,000
	A&G	1,500,000
	A&P	810,000
	BEV. FOR COOKING	178,000
	…………
	TOTAL		3,358,750
COST OF BEV. SOLD			10,325,650
TOTAL BEV. SALES			42,750,500
BEVERAGE COST %			24.2

COST RECONCILIATION BEVERAGE

2.3           Rekonsiliasi Harga Pokok Material dan Bahan (Materials & Supplies Cost Reconciliation)

Untuk menyiapkan laporan cost reconciliation materials & supplies, cara pembuatan dan penyajiannya sedikit berbeda dengan cara membuat food cost reconciliation dan beverages cost reconciliation, Membuat laporan  cost reconciliation materials and supplies dibuat terpisah-pisah lagi menjadi beberapa reconciliation yang sesuai dengan jenis dari material dan bahan, dan akan terlihat pada subsidiary account, antara lain :

·         Cost reconciliation kitchen supplies

·         Cost reconciliation cleaning supplies

·         Cost reconciliation guest supplies

·         Cost reconciliation paper supplies

·         Cost reconciliation printing and stationary

·         Cost reconciliation laundry supplies

·         Cost reconciliation promotion materials

·         Cost reconciliation pool supplies

·         Cost reconciliation engineering supplies

·         Cost reconciliation vihicles & boat supllies

·         Cost reconciliation paint and decoration

·         Cost reconciliation electric bulb supplies

·         Cost reconciliation gas for refrigeration

·         Cost reconciliation medical supplies

·         Dan lain sebagainya.

Akan tetapi latihan membuat laporan akhir cost reconciliation untuk barang-barang jenis Materials & Supplies tidak diuraikan padV materi pelajarin ini, namun akan disusun pada buku materi pelajaran tersendiri.

COST RECONCILIATION

PRINTING & STATIONARY

OPENING INVENTERY	STORE ROOM	XXXX
PURCHASE		XXXX
TOTAL AVAILABLE			XXXXXXXXX
CLOSING INVENTORY	STORE  ROOM	XXXXXX
TOTAL CONSUMPTION			XXXXXXXXXX
	CHARE TO :
	# 140 – 49	FO	XX
	# 160 – 49	F&B	XX
	# 170 – 49	SALES & PROMT	X
	# 210 - 49	A&G	XXXX
	# 220 - 49	ENG.	XXXX